AI in SharePoint

AI in SharePoint – Unternehmenswissen intelligent nutzen

Mit AI in SharePoint finden Mitarbeitende Informationen schneller, erstellen Inhalte effizienter und greifen gezielt auf Unternehmenswissen zu. Moderne KI-Funktionen und SharePoint-Agenten machen SharePoint zur intelligenten Wissensplattform, die Dokumente, Informationen und Prozesse sicher miteinander vernetzt – selbstverständlich auf Basis bestehender Berechtigungen.

Hinweis: AI in SharePoint wird aktuell nur auf Anfrage angeboten.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Informationen schneller finden

Stellen Sie Fragen in natürlicher Sprache und finden Sie Dokumente, Richtlinien oder Projektwissen innerhalb weniger Sekunden. Die KI durchsucht Ihre freigegebenen SharePoint-Inhalte und liefert relevante Ergebnisse.

Wissen effizient nutzen

Machen Sie Unternehmenswissen zentral verfügbar – von Intranet-Inhalten über Qualitätsmanagement bis hin zu HR-Informationen. So können Mitarbeitende vorhandenes Wissen einfacher finden, teilen und wiederverwenden.

Sicher und vertrauenswürdig

Die KI respektiert bestehende Berechtigungen in Microsoft 365 und greift nur auf Inhalte zu, für die Nutzer bereits autorisiert sind. So bleiben Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit jederzeit gewährleistet.

Typische Einsatzgebiete:

Die KI in SharePoint unterstützt Unternehmen dabei, Wissen zentral zu organisieren und schneller verfügbar zu machen.

Modernes Intranet

Machen Sie Neuigkeiten, Unternehmensinformationen und wichtige Dokumente leichter auffindbar. Mitarbeitende erhalten schnell Antworten auf Fragen und finden relevante Inhalte ohne langes Suchen.

Qualitätsmanagement (QM)

Stellen Sie Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen und Qualitätsrichtlinien zentral bereit. Die KI hilft dabei, die richtigen Dokumente schnell zu finden und Änderungen nachvollziehbar zu machen.

Richtlinien und Compliance

Ob Datenschutz, IT-Sicherheit oder Unternehmensrichtlinien – Mitarbeitende erhalten schnell Zugriff auf aktuelle Vorgaben und können gezielt nach Informationen suchen.

Projektwissen

Bewahren Sie Projekterfahrungen, Dokumentationen und Besprechungsprotokolle zentral auf. Die KI erleichtert den Zugriff auf vorhandenes Wissen und unterstützt die Wiederverwendung bewährter Lösungen.

HR und Mitarbeiterinformationen

Bündeln Sie Informationen zu Onboarding, Benefits, Urlaubsregelungen oder internen Prozessen. Neue und bestehende Mitarbeitende finden Antworten selbstständig und entlasten so die Personalabteilung.

Wissensportale

Verbinden Sie Informationen aus verschiedenen Teams und Abteilungen zu einer zentralen Wissensplattform. So steht relevantes Unternehmenswissen jederzeit dort zur Verfügung, wo es benötigt wird.

SharePoint-Agenten – Wissen gezielt bereitstellen

Mit AI in SharePoint lassen sich direkt auf einer SharePoint-Website oder Dokumentbibliothek über „Create an agent“ spezialisierte SharePoint-Agenten erstellen.

Diese Agenten:

greifen auf bis zu 20 definierte Wissensquellen innerhalb der Site zu
arbeiten ausschließlich auf Grundlage der bestehenden Benutzerberechtigungen
liefern nachvollziehbare Antworten mit Quellenangaben
können ohne Programmierung erstellt und verwaltet werden
eignen sich ideal für Wissensportale, Fachbereiche und Projektteams

So entstehen schnell spezialisierte KI-Agenten für einzelne Abteilungen oder Themenbereiche, ohne dass komplexe Entwicklungen erforderlich sind.

Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz

Damit AI in SharePoint sein volles Potenzial entfalten kann, sollten technische und organisatorische Grundlagen geschaffen werden.

Voraussetzungen sind unter anderem:

geeignete Microsoft-365-Lizenzen für die gewünschten KI-Funktionen
Aktivierung der entsprechenden AI-in-SharePoint-Funktionen
strukturierte Informationsarchitektur sowie hochwertige Metadaten
klare Rollen- und Berechtigungskonzepte
Data Loss Prevention (DLP) und Compliance-Richtlinien
Restricted SharePoint Search, damit ausschließlich freigegebene Inhalte von KI-Funktionen verarbeitet werden
SharePoint Advanced Management zur erweiterten Governance, Verwaltung und Absicherung der SharePoint-Inhalte

Eine durchdachte Governance stellt sicher, dass KI zuverlässig, sicher und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien eingesetzt wird.

Datenschutz und Compliance

Gerade für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen ist Transparenz bei der Verarbeitung von KI-Anfragen entscheidend.

Derzeit nutzt AI in SharePoint für bestimmte KI-Funktionen Anthropic Claude. Die Verarbeitung erfolgt derzeit auf einer AWS-Infrastruktur außerhalb der Microsoft-EU-Datengrenze. Deshalb muss der Microsoft-365-Tenantadministrator Anthropic ausdrücklich als Subprozessor freigeben, bevor diese Funktionen genutzt werden können.

INNEO unterstützt Sie dabei,

die Auswirkungen auf Datenschutz und Compliance zu bewerten
notwendige Freigaben und Governance-Richtlinien umzusetzen
sowie AI in SharePoint DSGVO-konform in Ihre Microsoft-365-Strategie einzubinden

Unsere Leistungen für Ihre erfolgreiche Einführung:

Die Qualität der KI hängt entscheidend von der Qualität Ihrer Informationen ab. Deshalb unterstützt INNEO Sie nicht nur bei der technischen Einführung, sondern auch beim Aufbau einer zukunftssicheren Wissensplattform.

Unsere Leistungen umfassen:

Analyse Ihrer bestehenden SharePoint-Umgebung
Entwicklung einer strukturierten Informationsarchitektur
Optimierung von Dokumentenablagen und Metadaten
Definition von Rollen- und Berechtigungskonzepten
Aufbau einer sicheren Governance für den KI-Einsatz
Vernetzung verschiedener Wissensquellen innerhalb Ihrer Microsoft-365-Umgebung
Einführung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden

Darüber hinaus unterstützt INNEO Unternehmen beim Aufbau intelligenter Wissenslösungen – von modernen Intranets bis hin zu KI-gestützten Wissensportalen und Chatbots, die auf interne Inhalte zugreifen und Antworten mit nachvollziehbaren Quellen bereitstellen. So schaffen Sie eine zukunftssichere Wissensplattform, die Informationen schneller verfügbar macht und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessert.