KI in der Prozessautomatisierung

Intelligente Workflows für schnellere und fehlerfreie Abläufe

Viele Abläufe in Unternehmen sind nach wie vor stark von Handarbeit geprägt: Bestellscheine müssen geprüft, Werte übertragen und Angebote sorgfältig vorbereitet werden – oft im Vier-Augenprinzip. Das kostet Zeit, bindet Fachkräfte und erhöht die Gefahr von Fehlern.

Mit modernen KI-Modellen lassen sich genau diese Schritte spürbar vereinfachen. Daten werden automatisch aus E-Mail oder Dokumenten ausgelesen, strukturiert und sicher an ERP- oder PLM-Systeme übergeben. Dadurch entstehen schlanke Prozesse, die schneller laufen, verlässlicher arbeiten und Teams im Tagesgeschäft spürbar entlasten.

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Angebotserstellung & Bestellscheine

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellscheinen, inklusive Texterkennung, Klassifikation und Übergabe an Ihr ERP-System. Das reduziert manuelle Eingaben, beschleunigt Abläufe und minimiert Fehler.

Anforderungsmanagement

Mit ReqMan® analysieren und bewerten Sie KI-gestützt Ihre Lastenhefte, User Requirement Specification (URS) und Pflichtenhefte unabhängig von Dateiformat und Struktur.

Das ist mit KI in der Prozessautomatisierung möglich

KI-gestützte Automatisierung der Bestellscheinverarbeitung

Die WAREMA Renkhoff SE stand vor der Herausforderung, mit 50 Mitarbeitenden in der Auftragserfassung jährlich rund 85.000 Bestellscheine vollständig manuell zu prüfen und ins ERP zu übertragen. Handschriftliche Einträge, schiefe Scans, komplexe Tabellen und technische Zeichnungen sowie der manuelle Aufwand führten zu hohen Kosten, Fehlerquoten im zweistelligen Bereich und langen Durchlaufzeiten.

INNEO entwickelte für WAREMA eine KI-Lösung, die Bestellscheine automatisch ausliest, strukturiert und im JSON-Format zuverlässig an das ERP-System übergibt.
Die KI erkennt die bis zu 300 Merkmale pro Formular, verarbeitet unterschiedliche Layouts sicher und reduziert sowohl Werte- als auch Strukturfehler massiv. Das Ergebnis: 97,2 % richtig extrahierte Informationen. Durch die automatische Erfassung erfolgt die Auftragsabwicklung deutlich schneller und repetitive Aufgaben entfallen. Insgesamt spart das Unternehmen über 125 Personentage pro Jahr ein und erreicht einen wirtschaftlichen Nutzen von mehr als 150.000 €.

Automatisierte Auftragsverarbeitung per E-Mail

Ein Unternehmen erhielt Kundenaufträge ausschließlich per E-Mail. Daraus resultierten manuelle Prüfung, Stammdatensuche und händischer Übertragung ins Zielsystem. Die KI-Lösung von INNEO übernimmt diesen Prozess nun vollständig automatisiert: Inhalte aus E-Mail und PDF werden ausgelesen, fehlende Werte mithilfe von Stammdatentabellen ergänzt und alle relevanten Attribute in das passende EDI-Format überführt. Anschließend legt die KI die fertige Datei automatisch im richtigen Verzeichnis des Unternehmenslaufwerks ab.

Nur bei unvollständigen Daten werden Mitarbeiter eingebunden. Dadurch werden Fehler reduziert, Abläufe beschleunigt und die Fachabteilung entlastet – bei gleichzeitig deutlich höherer Prozessqualität.

KI-gestütztes Anforderungsmanagement für schnellere und präzisere Projekte

Ein Industrieunternehmen stand vor der Herausforderung, umfangreiche Lastenhefte manuell zu prüfen und in strukturierte Anforderungen zu überführen. INNEO implementierte dafür ReqMan® mit integrierter KI-Unterstützung. Die Lösung analysiert Dokumente automatisch, zerlegt komplexe Spezifikationen in klar definierte, atomare Anforderungen und erkennt Dopplungen oder Lücken.

In einem Pilotprojekt bewertete die KI 1.500 Anforderungen in nur 42 Sekunden – ein Prozess, der zuvor mehrere Tage in Anspruch nahm. Die Ergebnisse: deutlich kürzere Durchlaufzeiten, konsistente und sauber dokumentierte Anforderungen sowie eine spürbare Entlastung der Projektteams, die sich wieder auf konzeptionelle und fachliche Aufgaben konzentrieren können.

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Lösungen mit KI: so gehen wir vor

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir maßgeschneiderte KI-Lösungen, die Ihre Prozesse im Agebotswesen und dem Anforderungsmanagement gezielt unterstützen. Unsere KI-Lösungen integrieren sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft, z. B. ERP-, E-Mail oder PLM-Plattformen und lassen sich flexibel erweitern. Wir schaffen Lösungen, die spürbar entlasten und nachhaltig Mehrwert schaffen.

Typische Projektschritte:

Unverbindlicher Beratungstermin: Wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen relevante Use Cases für Ihren Kundenservice.
Prototyping & Integration: Sie senden uns einen Datensatz und wir bereiten eine kostenlose Demo der interaktiven KI-Anwendung für Sie auf. Diese Demo dient Ihnen als Entscheidungsgrundlage und darf intern genutzt werden.
Rollout & Schulung: Nach Ihrer Entscheidung für unsere KI-Lösung gehen wir den Rollout in den Echtbetrieb mit begleitendem Know-how-Transfer an.
Optimierung & Skalierung: Ausbau um zusätzliche Anwendungsfelder oder Systeme in Ihrem Unternehmen.

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Häufige Fragen zur Künstlichen Intelligenz in der Prozessautomatisierung

Welche Rolle spielt KI bei der Prozessautomatisierung?

KI spielt eine zentrale Rolle bei der Prozessautomatisierung, zum Beispiel:

Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten von Bestellscheinen, auch bei handschriftlichen oder schlecht gescannten Dokumenten.
Automatisierte Prüfung, Erstellung und Optimierung von technischen Zeichnungen im CAD-Umfeld.
Intelligente Workflows, die Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen und Prozesse ohne manuelle Eingriffe steuern.
Flexible Integration in bestehende IT-Landschaften (Cloud, On-Premises, hybride Modelle) durch Plattformen wie NeoSpace AI.

Das Ergebnis sind schnellere, fehlerarme Prozesse und eine deutliche Entlastung der Mitarbeitenden.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Dokumentenverarbeitung?

Bei der Dokumentenverarbeitung mit KI gibt es mehrere Herausforderungen:

Unleserliche oder stark variierende Handschriften
Mehrseitige und unregelmäßige Tabellenstrukturen
Schiefe, abgeschnittene oder gestempelte Scans
Technische Zeichnungen, die interpretiert werden müssen
Qualitätsverluste durch Scannerstreifen oder schlechte Scanqualität

Die KI muss robust genug sein, um mit diesen Variationen umzugehen und dennoch eine hohe Erkennungsrate zu erzielen.

Wie automatisiert KI die Verarbeitung von Bestellscheinen?

Künstliche Intelligenz automatisiert die Verarbeitung von Bestellscheinen, indem sie verschiedene Aufgaben übernimmt, die zuvor manuell erledigt wurden. Dazu zählen das Auslesen von handschriftlichen oder gescannten Bestellscheinen, das Erkennen und Strukturieren von Tabellen, das Interpretieren technischer Zeichnungen sowie das automatische Extrahieren relevanter Merkmale. Die KI kann mit großen Mengen an Bestellungen umgehen (z. B. bis zu 5.000 Bestellscheine pro Woche) und verarbeitet dabei auch unleserliche Handschriften, schiefe oder gestempelte Scans und komplexe Tabellenstrukturen. Durch den Einsatz von KI werden Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und die Effizienz in der Auftragserfassung deutlich gesteigert.

Automatisches Auslesen und Strukturieren von Bestellscheinen
Verarbeitung von Handschriften, Tabellen, Zeichnungen und Scans
Integration in bestehende ERP- oder Chatsysteme

Wie hoch ist die Erkennungsrate von KI bei Bestellformularen?

Die Erkennungsrate von KI bei Bestellformularen ist sehr hoch. In einem konkreten Praxisbeispiel werden 97,3 % der Inhalte richtig ausgelesen. Das bedeutet, dass nahezu alle relevanten Informationen aus den Bestellscheinen automatisch und korrekt erkannt werden, was die Effizienz und Zuverlässigkeit der Prozessautomatisierung deutlich erhöht.

Welche Vorteile bringt KI in der Angebotserstellung und Bestellscheinverarbeitung?

KI kann Daten aus Bestellscheinen automatisch auslesen, strukturieren und direkt an ERP-Systeme übergeben. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand, Fehler werden reduziert und Durchlaufzeiten deutlich verkürzt. Unternehmen profitieren von schnelleren Angeboten, präziseren Daten und einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden.

Was ist der Unterschied zwischen klassischer OCR und moderner KI-Extraktion?

OCR erkennt lediglich Zeichen oder Wörter. Moderne KI-Modelle verstehen den Kontext, erfassen Tabellen, logische Zusammenhänge und können selbst komplexe Dokumente interpretieren. Dadurch steigt die Qualität der Ergebnisse und es lassen sich deutlich mehr Prozesse automatisieren.

Wie sicher ist der Einsatz von KI bei sensiblen Dokumenten?

Sehr sicher. Lösungen wie NeoSpace AI verarbeiten Daten DSGVO-konform, arbeiten mit verschlüsselter Übertragung, rollenbasierten Zugriffen und ermöglichen den Betrieb in der INNEO Cloud, Microsoft-Azure-Umgebungen oder vollständig On-Premise. Unternehmen behalten jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten.

Kann KI in bestehende ERP-, PLM- oder DMS-Systeme integriert werden?

Ja. Über Konnektoren und APIs lassen sich Systeme wie SAP, proALPHA, Windchill, SharePoint, Confluence oder Netzlaufwerke direkt anbinden. Die KI verarbeitet die Daten aus diesen Quellen und übergibt Ergebnisse automatisiert an das Zielsystem.

Wie kann ich herausfinden, welche meiner Prozesse sich für KI eignen?

INNEO bietet unverbindliche Analyseworkshops, in denen typische manuelle Schritte identifiziert und priorisiert werden. Gemeinsam wird geprüft, welche Prozesse sich lohnen, wo Automatisierung Potenzial hat und wie ein passender Use Case aussehen könnte.