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Haben Sie die Dokumentenflut im Griff?

Erfassen, verteilen, verwalten, archivieren und auffinden – alles unter einem Dach

Dokumentenmanagement

Im Überblick

In Unternehmen fallen eine Vielzahl von Dokumenten an. Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Eigentlich sind die enthaltenen Informationen sehr wertvoll für unsere tägliche Arbeit und wesentlich für den Erfolg unseres Unternehmens. Doch oft wissen wir nicht mehr, wo wir selbst oder ein Kollege etwas abgelegt haben. Von vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, dass es sie in unserem Unternehmen gibt.

Die Suche danach ist extrem mühsam. Trotz wachsender Informationsmenge fühlen wir uns immer schlechter informiert. Es wird immer schwieriger, diese Dokumentenflut auf Dateiservern mit Ordnern und Unterordnern strukturiert zu speichern und gleichzeitig eine effektive Weiterbearbeitung der Informationen zu gewährleisten. Elektronische Archivierung und Dokumenten-Management machen wertvolle Informationen wieder nutzbar. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt; an jedem Arbeitsplatz und dank intelligenter Technik weitgehend automatisch. Im Dokumenten-Pool stehen die Informationen allen Kollegen Wort für Wort thematisch sortiert zur Verfügung.

Mit wenigen Mausklicks zu jeder Zeit und bei Bedarf auch an jedem Ort der Welt. Innerhalb kürzester Zeit können Sie dank mittlerweile ausgereifter und tausendfach bewährter Technik vom Nutzen modernen Dokumenten-Managements profitieren.

10 gute Gründe

 

Dokumente schnell wiederfinden
Finden Sie Dokumente gezielt durch die Eingabe von Begriffen, die im Dokument vorkommen.

 

Sehen, was alles zu einem Vorgang/Kunden gehört
Abbildung von Kundenakten zeigen Ihnen auf einen Blick, welche Dokumente, E-Mails und weitere Informationen zu einem Kunden gehören.

  Unternehmenskritischen Informationen sicher aufbewahren
Dokumente und E-Mails sind wichtiges Unternehmens-Gut. In diesen steckt viel Wissen. Darum ist es wichtig, dass Sie dieses sicher aufbewahren und auch jederzeit nutzen können.
 

Zeit sparen
Beim Suchen von Dokumenten und anderen Informationen geht viel Zeit verloren, die Sie mit einem Dokumenten Management System in produktivere und zufriedenstellendere Aufgaben investieren können.

  Fehler bei immer wieder kehrenden Aufgaben oder Prozessen vermeiden (Workflow)
Beispielsweise können Sie bei der Reklamationsbearbeitung jeden Schritt dokumentieren und jederzeit nachvollziehen, wie eine Reklamationsbearbeitung ablief, wer beteiligt war, etc.
  Wichtige Informationen für jeden nutzbar machen
Die Dokumente und E-Mails kann nun jeder im Unternehmen (Berechtigung vorausgesetzt) für seine Arbeit nutzen, seien es E-Mails oder Dokumente, die ein Mitarbeiter zur besseren Erledigung seiner Aufgaben benötigt.
  Papier reduzieren
Oftmals werden Dokumente und E-Mails ausgedruckt, um diese dann in Papier-Akten-Ordnern abzulegen
  Die größer werdenden Informationsflut beherrschen
Jeden Tag kommen mehr Dokumente und andere Informationen dazu (beispielsweise E-Mails). Mit einem DMS können Sie die Informationen sinnvoll bündeln (zum Beispiel alles zu einem Vorgang) und vor allem in Sekunden wieder finden.
  Immer aktuelle Informationen
Durch das DMS stellen Sie sicher, dass Sie immer mit der korrekten und aktuellen Version arbeiten bzw. diese betrachten. Somit verschwindet die Unsicherheit, ob Sie auch wirklich das richtige Dokument vor sich liegen haben.
  Gesetzliche Vorgaben erfüllen
GDPdU, Revisionssicherheit oder Aufbewahrungsfirsten/Archivierungsfristen - all das erfüllen Sie mit einer geeigneten Lösung für Dokumenten Management (DMS) oder Enterprise Content Management(ECM).

Microsoft SharePoint

Inhalte und Prozesse gleichzeitig verwalten

Microsoft SharePoint – Sicheres Arbeiten mit dem richtigen Equipment